Cont@BOT Plagas: Indicadores de gestión I

04 Julio 2012

Cont@BOT Plagas: Indicadores de gestión I

Analizamos los procesos de gestión de una empresa de control de plagas, legionella y limpieza para aprovechar al máximo las funcionalidades de Cont@BOT Plagas.

Fundamentalmente en una empresa de control de plagas existen 3 departamentos importantes: comercial, producción y administración. Cada uno de esos departamentos desarrolla una serie de tareas y funciones. En empresas pequeñas las funciones de los 3 departamentos las realiza una persona y en empresas grandes existen una o varias personas que realizan una o varias funciones de un departamento en concreto. Las funciones de estos departamentos se engloban dentro de los procesos operativos de la empresa.

Empecemos analizando el departamento comercial.

El comercial de la empresa es el que vende los servicios de la misma. Tiene funciones muy concretas:

• Búsqueda de nuevos clientes
• Mantenimiento de la cartera de clientes actual

Por tanto, el mejor comercial es que mayor número de nuevos clientes encuentra y el que consigue el menor número de clientes que abandona la empresa.

Usando Cont@BOT Plagas correctamente podremos obtener indicadores de gestión sobre este aspecto.

Así, al dar de alta un cliente nuevo en Cont@BOT Plagas podemos saber el número de clientes que damos de alta todos los meses y ver si el trabajo comercial que estamos realizando es provechoso o no.

Además, podemos saber si el presupuesto que hemos pasado a ese cliente ha sido aceptado o no, con lo que podemos saber si el trabajo comercial es rentable o no. Es decir, si tenemos que pasar 10 presupuestos a 10 clientes distintos para que nos acepten 1, nuestro trabajo comercial será peor que si tenemos que pasar 3 presupuestos para que nos acepten 1. El segundo comercial es más rentable ya que realiza menos esfuerzo y gasto (menos visitas, menos llamadas, menos desayunos, menos...) y consigue el mismo resultado que el primer comercial.

Además, debemos de saber el valor del prespuesto, ya que no es lo mismo un presupuesto de 10,00 € que uno de 300,00 €. El nivel de gastos de la empresa determinará el valor medio del presupuesto y el número de presupuestos aceptados mes a mes que se necesitan para permitir la subsistencia de la empresa. Si no conocemos y somos conscientes de estos datos puede que estemos llevando a la empresa a la ruina. El departamento de administración debe facilitar esta información al departamento comercial.

Por otra parte, la forma de cobro del presupuesto debería establecerse a partir de la previsión de pagos a realizar en meses venideros. No podemos pagar las cosas al contado y cobrar a 120 días sin necesitar financiación suficiente para soportar esos 120 días. Este asunto lo controla el departamento de administración que debe informar al departamento comercial.

Finalmente, y para los clientes de contrato, podemos saber cuántos de ellos han renovado el contrato y cuántos no. A mayor número de bajas, peor acción comercial.

Si evidentemente tenemos un indicador de gestión que nos facilite estos datos en tiempo real podremos tomar decisiones sobre la acción comercial de nuestra empresa para irla mejorando cada día un poco más. No se trata de hacer cosas extraordinarias. De lo que se trata es de hacer cosas ordinanarias extraordinariamente bien. Y eso hará que la empresa vaya cada día mejor.

Estos indicadores básicos bastan para controlar si la acción comercial de la empresa va mejorando o va empeorando. Tomando las decisiones correctas en base a los datos obtenidos la empresa caminará con rumbo seguro.

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